Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie
Der Gesetzgeber reagierte mit hoher Geschwindigkeit auf die Corona-Pandemie und verkündete im Rekordtempo neue Gesetze, so auch das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“.
Dieses Gesetz löste das Dilemma der Verbände, nur auf sehr unsicherer Grundlage in 2020 (ab 07.09.2021 verlängert bis 31.08.2022) Mitgliederversammlungen als Präsenzveranstaltung, d. h. im klassischen Umfeld, durchführen zu können. Das Problem bestand hier u.a. darin, aufgrund der hohen Vorlaufzeiten und der entsprechenden hohen Kosten für die Buchung von Hotels oder Veranstaltungszentren eine Unsicherheit einzugehen. Denn es war nicht klar, ob man Veranstaltungen überhaupt durchführen durfte.
Von daher mussten die Verbände abwägen, ob man in dieser Sondersituation des Jahres 2020 (bzw. 2021, 2022) nicht eine Mitgliederversammlung ohne Präsenz der Teilnehmer vor Ort durchführte. Hierfür gibt das neue Gesetz die Rechtsgrundlage, auch wenn die Satzung selbst solche Mitgliederversammlungen außerhalb von Präsenzveranstaltungen gar nicht vorsieht.
Nach Inkrafttreten des Gesetzes und der darin enthaltenen Erleichterungen für die Durchführung von Mitgliederversammlungen konnten diese für die Verbandstätigkeit nutzbar gemacht werden, wobei die Erleichterungen zumindest für die im Jahr 2020 (bzw. 2021, 2022) abzuhaltenden Mitgliederversammlungen den Verbänden verschiedene Handlungsoptionen eröffneten.
Die Erfahrungen zeigten, dass das Gesetz zwar in seiner Zielsetzung zu begrüßen war, in der praktischen Umsetzung allerdings weitergehende Fragen aufwarf, deren Beantwortung zwingend erforderlich waren, um eine rechtssichere Handhabung der Gesetzesvorgaben zu gewährleisten. Gerade die ordnungsgemäße Beschlussfassung der Mitgliederversammlung bei der Durchführung von Wahlen oder Satzungsänderungen war auch unter Beachtung der neuen gesetzgeberischen Vorgaben sicherzustellen, um einer Anfechtung der Beschlüsse durch einzelne Mitglieder vorzubeugen und für die künftige Verbandstätigkeit Rechtssicherheit herzustellen. Der Lackmustest kommt dann bei der Anmeldung zum Vereinsregister, wo regelmäßig die Erfüllung der formalen Voraussetzungen teilweise akribisch geprüft werden.
Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie sah in Art. 2 § 5 Abs. 2 und 3 eine Änderung der bisherigen Rechtslage aus § 32 BGB vor, wobei diese Handlungsoptionen auch dann möglich waren wenn dies die Satzung des Vereins nicht ausdrücklich vorsieht! Es handelt sich um die folgenden – alternativen – Optionen:
(1.) Abhaltung der Mitgliederversammlung im virtuellen Raum / durch elektronische Kommunikation
(2.) Schriftliche Stimmabgabe durch das einzelne Mitglied im Vorfeld ohne Teilnahme der Mitgliederversammlung
(3.) Beschlussfassung im Umlaufverfahren ohne (!) Versammlung der Mitglieder
- (1.) Virtuelle Mitgliederversammlung
- (2.) Schriftliche Stimmabgabe im Vorfeld ohne persönliche Teilnahme
- (3.) Beschlussfassung im Umlaufverfahren ohne Versammlung der Mitglieder
Hinweis zur Einberufung
Keinerlei Aussagen traf das Gesetz darüber, wie zu den einzelnen Arten der Mitgliederversammlungen einzuladen ist, wer die Einladung vornimmt und welche Beschlussdokumente mit versandt werden müssen. Hier gelten die Bestimmungen der jeweiligen Satzung, sodass auch Mitgliederversammlungen nach dem COVID-19-Gesetz nach dem gleichen Verfahren einberufen werden mussten, wie dies in der Vergangenheit der Fall war.
Technische Anforderungen: Streaming, Registrierung, Voting, Wahrung der Mitgliedschaftsrechte, Beschlüsse anfechtungssicher fassen.
Wie führt man eine Online-Mitgliederversammlung durch? Wer erst wenig oder noch gar keine eigenen Erfahrungen mit digitalen oder hybriden Veranstaltungen hat, steht aktuell vor einer großen Herausforderung. Vor allem die Ermittlung der benötigten Technik und Software konfrontiert viele Verbände mit einer Vielzahl an Fragen und einem Dschungel von Angeboten und Dienstleistern.
Der Vorteil, den Verbände haben, die bereits selbst Webinare oder sogar Onlinekonferenzen anbieten, liegt vor allem in den Erfahrungswerten. Man ist sich darüber bewusst, dass bereits die Anzahl der Teilnehmer die Anforderungen an die Technik und Infrastruktur nach oben schraubt und Abläufe anders gestaltet werden müssen. Auch kann man die vorhandene Infrastruktur hinsichtlich eventuell auftretender Limitierungen wie des Auftretens von schlechter Ton- und Bildqualität bereits gut einschätzen.
Was braucht man grundsätzlich für eine Online-Mitgliederversammlung? Wie gelangt man zur Antwort auf die Frage, ob man das aus der eigenen Geschäftsstelle schafft oder ob man sich besser für ein Studio entscheiden sollte, wie es aktuell von einigen Agenturen offeriert wird?
Befragt man Google zum Thema „virtuelle Mitgliederversammlung“, so gibt es täglich neue Angebote, in denen Veranstaltungsagenturen und Dienstleister die verschiedensten Lösungen anbieten.
Es ist sehr wichtig, dass Sie sich wirklich gut und bildhaft vor Augen führen, wie alles konkret ablaufen und aussehen soll:
Wie stellen Sie sich z. B. das Grundsetting der Übertragung vor? Was soll das Mitglied sehen?
- Sieht man nur den Versammlungsleiter?
- Oder sind Ihre Vorstände alle in einem Raum an einem Tisch versammelt? Und sollen diese dort „abgefilmt“ werden?
- Oder werden die Vorstände von extern mit Bild hinzugeschaltet?
- Oder gibt es einen Mix – sind einige „vor Ort“ und andere müssen hinzugeschaltet werden?
- Vielleicht schwebt Ihnen aber auch eine Studiosituation vor, wie man sie aus Diskussionsrunden im Fernsehen kennt?
Wenn Sie sich über diese Fragen im Klaren sind, fallen die nächsten Schritte bereits deutlich leichter. Onlineaffine Verbände
ahnen dann auch schon, wonach sie Ausschau halten müssen. Aber für erfahrene Verbände gilt ebenso – je näher Ihre Wunschversion der Fernsehstudio-Variante kommt, desto wichtiger sind Experten an Ihrer Seite. Das wird zwar Ihr Budget kräftiger belasten, doch für das Ergebnis kann sich das durchaus lohnen.
Wer im Bereich Onlinekonferenzen bei null startet, dem sei der Rat eines Dienstleisters von vornherein empfohlen. Dieser kann für Sie alle Komponenten durchleuchten und zusammenführen. Ansonsten ist die Aufgabe schnell zu groß, zumal eine nicht gelungene Umsetzung für den Verband auch ein gewisses „Blamagepotenzial“ in sich birgt.
- TECHNISCHE HINWEISE – ANBIETER UND KONZEPTION
- STREAMING AUS DER VERBANDSGESCHÄFTSSTELLE?
- ABSTIMMUNGEN UND WAHLEN: DAS RICHTIGE VOTING-TOOL
- WARUM ES "DEN" VOTING-ANBIETER NICHT GIBT
- WIE SIE DEN BESTMÖGLICHEN VOTING-ANBIETER FÜR SICH FINDEN
- DIE AUSÜBUNG DER MITGLIEDSCHAFTSRECHTE
- DER DATENSCHUTZ
Der Blick in die Zukunft (aus Sicht 2020)
Die aktuelle Situation zwingt Verbände und Organisation zur Digitalisierung. Projekte, die im Dezember noch undenkbar waren, werden derzeit in unfassbarer Schnelligkeit umgesetzt. Es ist davon auszugehen, dass die Vorteile von realen und virtuellen Konferenzen künftig im Gesamtangebot eines Verbandes kombiniert werden. Insbesondere, da die angebotene Software jeden Tag benutzerfreundlicher wird und sich Lösungen herauskristallisieren, die das Potenzial haben, Standard für virtuelle und hybride Kongresse zu werden. Von daher macht es sicherlich für jeden Verband Sinn, das Thema „virtuelle Mitgliederversammlung“ zum Anlass zu nehmen, um in seine digitale Infrastruktur zu investieren!
Dienstleister für Ihre Mitgliederversammlung finden Sie auf
www.partner-der-verbaende.de
DGVM-Mitglieder können sich mit Fragen zudem an die Geschäftsstelle geschaeftsstelle@dgvm.de wenden!
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